Assurer le bon fonctionnement administratif de l’entreprise à travers la gestion des documents, le suivi des dossiers administratifs et l’assistance aux différents services.
Tâches et responsabilités
1. Gestion administrative
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Traiter le courrier entrant et sortant.
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs.
Classer et archiver les documents.
Assurer le suivi des dossiers administratifs.
2. Gestion documentaire
Préparer les dossiers administratifs et contractuels.
Mettre à jour les bases de données et registres.
Assurer le suivi des contrats et documents officiels.
Contrôler la conformité des documents administratifs.
3. Organisation et coordination
Organiser les réunions et rendez-vous.
Préparer les comptes rendus et procès-verbaux.
Coordonner avec les différents services de l’entreprise.
Assurer le suivi des demandes internes.
4. Suivi des achats et fournisseurs
Préparer les demandes de prix et bons de commande.
Assurer le suivi administratif des achats.
Suivre les dossiers fournisseurs et contrats.
Contrôler les factures et documents administratifs liés aux achats.
5. Gestion RH administrative (si applicable)
Préparer les dossiers du personnel.
Suivre les absences, congés et pointages.
Assurer le classement des documents RH.
Participer aux formalités administratives du personnel.
6. Assistance à la direction
Assister la direction dans les tâches administratives quotidiennes.
Préparer les rapports et tableaux de suivi.
Gérer les agendas et déplacements professionnels.
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Bon niveau rédactionnel et communication.
Sens de l’organisation et rigueur.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Profil recherché
Diplôme en administration, gestion ou équivalent.
Expérience dans un poste administratif souhaitée.
Bon relationnel et esprit d’équipe.
