Assistant(e) Administratif(ve)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve), organisé(e), polyvalent(e) et doté(e) d’un excellent sens du service, pour intégrer notre cabinet de conseil.

Missions principales

Assistance administrative et organisationnelle

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients.

• Gérer la réception, le tri et le traitement des appels, courriers et emails.

• Assurer l’archivage numérique et physique des documents du cabinet.

• Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, comptes rendus et autres supports.

• Assurer la gestion des agendas, planifier les réunions et organiser les déplacements des consultants.

• Coordonner la logistique des réunions internes et externes (réservation de salles, préparation des supports, convocations, etc.).

• Gérer la relation avec les fournisseurs et partenaires : suivi, relances et organisation des rendez-vous.

• Assister dans les tâches courantes de secrétariat : classement, numérisation et mise à jour des fichiers.

Coordination et communication

• Assurer la circulation fluide des informations entre les différents services et les consultants.

• Faire le suivi des demandes internes et externes et veiller au respect des délais.

• Préparer les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions décidées.

• Participer à l'organisation d'événements, formations et réunions du cabinet.

• Maintenir une communication professionnelle avec les clients, partenaires et prestataires.

Gestion documentaire

• Assurer le classement, la mise à jour et la sécurisation des documents administratifs.

• Contrôler la conformité et la qualité des documents avant diffusion.

• Veiller au respect des procédures de gestion documentaire et des règles de confidentialité.

• Organiser les archives physiques et électroniques afin de garantir un accès rapide aux informations.

• Participer à l'amélioration continue des méthodes de gestion documentaire.

Support aux missions de conseil

• Participer à la collecte, la compilation et la saisie de données nécessaires aux projets clients.

• Effectuer des recherches thématiques ou sectorielles selon les besoins des consultants.

• Contribuer à la préparation des livrables : présentations, rapports, tableaux de suivi, etc.

• Servir de relais entre les consultants, les clients et les parties prenantes internes et externes.

• Veiller au bon suivi des échéances des projets en lien avec les équipes.

• Appliquer et faire respecter les procédures et normes internes du cabinet.

• Assurer la mise à jour et la bonne organisation des bases de données clients et projets.

• Gérer les espaces de travail partagés (Drive, CRM, outils de suivi) et le classement des fichiers.

• Participer activement à l'optimisation des outils et procédures administratives internes.

Profil recherché

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint.

• Bonne maîtrise des outils de messagerie et de gestion documentaire.

• Connaissance des outils de gestion de projet ou CRM (un atout).

• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des formats professionnels.

Compétences relationnelles

• Sens de l'organisation, rigueur et réactivité.

• Excellente communication orale et écrite.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec des interlocuteurs variés.

• Capacité à prioriser les tâches dans un environnement dynamique.

Qualités personnelles

• Esprit d'analyse, précision et méthode.

• Autonomie, proactivité et sens des responsabilités.

• Résistance au stress et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Sens du service, courtoisie et professionnalisme.

Qualifications requises

• Licence ou Master en gestion, économie, administration des affaires ou équivalent.

• Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou en cabinet de conseil est un atout.

• Maîtrise du français et de l'arabe obligatoire ; la maîtrise de l'anglais constitue un plus.